An dieser Stelle werden die wesentlichsten Begriffe kurz erläutert, um ein Grundverständnis für die Funktionsweise eines Content-Management-System (übersetzt: Inhaltsverwaltungssystem) zu erhalten.
Ein Content-Management-System (kurz CMS) ist eine Anwendung, mit deren Hilfe man Webseiten erstellen, gestalten, verwalten und veröffentlichen kann. Der Begriff Content- Management-System übersetzt sich am besten mit der Bezeichnung „Inhaltsverwaltungssystem“.
Die Grundlage des SchulCMS bildet TYPO3, ein leistungsstarkes Content-Management-System, welches auf die Bedürfnisse und Besonderheiten einer Schulhomepage angepasst wurde. Für die Inhaltseingabe sind keine oder kaum Programmierkenntnisse notwendig, denn die Inhaltseingabe erfolgt über eine grafische Benutzeroberfläche. Man benötigt keine spezielle Software, sämtliche Eingaben erfolgen über einen Internet-Browser. Für die Bearbeitung der Webseiten ist also eine permanente Internetverbindung notwendig.
Die Verwaltungsoberfläche eines CMS nennt man Backend. Nur Nutzer mit einer entsprechenden Berechtigung dürfen im Backend arbeiten. Nach der Anmeldung am System mit Benutzername und Passwort kann dieser Nutzer administrative Änderungen in dem ihm zugewiesenem Bereich vornehmen bzw. inhaltlich arbeiten, wie beispielsweise Seiten anlegen oder Bilder hochladen.
Meldet sich eine Schule für die Nutzung des SchulCMS beim Sächsischen Bildungsserver an, erhält die Schule die Zugangsdaten des Backend-Administrators.
Der Backend-Administrator der Schule ist für alle administrativen Aufgaben zuständig. Er kann wiederum neue Backend-Nutzer (Redakteure) für seine Schule anlegen und deren Rechte bestimmen.
Als Frontend bezeichnet man den Bereich der veröffentlichten Webseiten.
Neben den für alle Homepagebesucher zugänglichen Seiten besteht auch die Möglichkeit, für bestimmte Nutzerkreise geschützte Inhalte bereitzustellen. Der autorisierte Nutzer muss sich dazu mit Benutzername und Passwort am Frontend anmelden, um die entsprechenden Inhalte zu sehen. Gerade für die Schule ist das eine nützliche Funktion, um z. B. Berichte von Klassenveranstaltungen nur befugten Nutzern zur Verfügung zu stellen. Die Administration der Nutzer erfolgt wiederum im Backend. Ebenfalls kann dort für jeden Inhalt festgelegt werden, welcher Nutzerkreis im Frontend die Berechtigung hat, ihn zu betrachten.
Backend und Frontend greifen auf eine gemeinsame Datenbank und auf ein gemeinsames Dateisystem zu. Vereinfacht kann man sich das so vorstellen, dass die Daten über das Backend eingegeben und modifiziert werden und über das Frontend ausgegeben werden. Damit sind für die gleichen Inhalte verschiedene Ausgaben bzw. Ansichten einfach umsetzbar z.B. für Desktop, Drucker, mobile Endgeräte (responsive Design). Damit ist eine Trennung zwischen Inhalt und Design gut umsetzbar und die verschiedenen Themes können mit minimalen Anpassungen gewechselt werden.
